Office Manager

    Twój zakres obowiązków

• kompleksowa organizacja i koordynacja pracy biura oraz dbanie o jego sprawne funkcjonowanie,
• nadzór nad obiegiem dokumentów firmowych, ich kompletnością i archiwizacją,
• obsługa systemu Comarch ERP Optima, w tym wystawianie faktur, wprowadzanie dokumentów kosztowych i sprzedażowych oraz kontrola poprawności danych,
• współpraca z księgowością oraz przygotowywanie i kompletowanie dokumentów wymaganych do rozliczeń,
• przygotowywanie raportów, zestawień i analiz sprzedażowo-kosztowych w Excelu na potrzeby zarządu,
• bieżący kontakt z klientami B2B i dostawcami, w tym przypomnienia o płatnościach, ponaglenia, miękka windykacja i ustalanie terminów zapłaty,
• koordynacja korespondencji, wysyłek, dostaw i zamówień we współpracy z działem sprzedaży i magazynem,
• organizacja zaopatrzenia biura, współpraca z dostawcami i serwisami oraz kontrola bieżących kosztów administracyjnych,
• wsparcie procesów rekrutacji, wdrażania i zakończenia współpracy z pracownikami od strony organizacyjnej i dokumentowej,
• organizacyjne wsparcie zespołu i zarządu, w tym przygotowywanie dokumentów,
• organizowanie spotkań i koordynowanie bieżących ustaleń,
• obsługa delegacji, reklamacji i innych procesów administracyjnych,
• nadzór nad sprawnością wyposażenia i sprzętu biurowego,

proponowanie i wdrażanie usprawnień, które porządkują pracę biura i przepływ informacji w firmie.

Nasze wymagania

• masz co najmniej 2 lata doświadczenia w pracy administracyjno-biurowej, back office lub na stanowisku Office Managera,
• bardzo dobrze znasz Comarch ERP Optima lub podobne systemy ERP i samodzielnie pracujesz z fakturami oraz dokumentami handlowymi – jest to warunek konieczny,
• swobodnie pracujesz w Excelu i potrafisz przygotować czytelne zestawienia, raporty lub proste analizy danych,
• sprawnie korzystasz z narzędzi cyfrowych i potrafisz wykorzystywać narzędzia AI w codziennej pracy,
• działasz samodzielnie i odpowiedzialnie oraz dobrze organizujesz własną pracę,
• potrafisz ustalać priorytety i doprowadzać zadania do końca bez stałego nadzoru,
• pracujesz dokładnie i zwracasz uwagę na szczegóły w dokumentach i danych,
• umiesz współpracować z różnymi osobami, jasno się komunikować i w razie potrzeby działać asertywnie,
• dobrze odnajdujesz się w środowisku, w którym pojawia się wiele równoległych tematów i trzeba sprawnie przełączać się między zadaniami,
• masz predyspozycje liderskie – potrafisz przejmować inicjatywę, angażować innych i
• naturalnie odnajdujesz się w roli osoby, która może koordynować pracę zespołu
  

  Mile widziane

• znajomość języka angielskiego lub niemieckiego umożliwiająca kontakt mailowy i telefoniczny,
• podstawowa wiedza z zakresu księgowości oraz dokumentów handlowo-magazynowych,
• doświadczenie w firmie produkcyjnej, handlowej lub działającej w środowisku B2B,
• doświadczenie w rekrutacji, onboardingu, offboardingu lub prowadzeniu
• dokumentacji pracowniczej,
• znajomość zagadnień logistycznych związanych z wysyłkami, dostawami i współpracą z magazynem,

doświadczenie w porządkowaniu procesów administracyjnych lub usprawnianiu pracy biura.

To oferujemy

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę,
• samodzielne stanowisko z realnym wpływem na organizację pracy i rozwój firmy,
• jasny zakres odpowiedzialności i bezpośrednią współpracę z zarządem,
• pracę w zgranym, ambitnym zespole, w którym liczą się odpowiedzialność, inicjatywa i konkretne działanie,
• wdrożenie stanowiskowe i wsparcie zespołu w pierwszych miesiącach pracy,
• nowoczesne biuro i komfortowe warunki pracy,
• dofinansowanie do pakietu sportowego MultiSport,
• pracę od poniedziałku do piątku w stałych godzinach biurowych, bez nadgodzin,
• możliwość rozwoju razem z firmą i przejmowania kolejnych obszarów odpowiedzialności,
• niezbędne narzędzia pracy

Forma współpracy

• Rodzaj umowy: umowa o pracę
• Wymiar pracy: pełen etat
• Tryb pracy: stacjonarnie
• Miejsce pracy: Gdańsk, ul. Strzelca 31
• Godziny pracy: od poniedziałku do piątku, stałe godziny biurowe
• Start: możliwie od zaraz lub do ustalenia
  

  Dla kogo jest ta rola

To stanowisko będzie dobre dla osoby, która lubi mieć porządek w dokumentach i zadaniach, potrafi przewidywać kolejne kroki i nie czeka z każdym tematem na szczegółową instrukcję.

Office Manager w BALUO nie zajmuje się wyłącznie administracją. To osoba, która łączy biuro, sprzedaż, magazyn, księgowość i zarząd, pilnuje przepływu informacji i pomaga zespołowi sprawnie pracować.

Szukamy kogoś konkretnego, samodzielnego i zaangażowanego. Jeśli widzisz problem, szukasz rozwiązania. Jeśli czegoś nie wiesz, sprawdzasz i wracasz z odpowiedzią.

Wyślij swoje CV przez formularz na stronie i w kilku zdaniach napisz, dlaczego ta rola pasuje właśnie do Ciebie.